Algemene voorwaarden

Artikel 1. Definities

1. QTS: [statutaire naam, rechtsvorm], KvK [nummer], aanbieder van de Dienst.
2. Klant: de organisatie (meestal een recruitment-, detacherings- of uitzendbureau) die een Overeenkomst met QTS sluit. Consumenten kunnen geen klant worden.
3. Dienst: het online platform QTS (ats.qts.ai en apps), met onder meer kandidaten, vacatures, clients (CRM), process pipeline, plaatsingen en dealsheets, runners, planning, actions, performance, documents, integraties en AI-functies.
4. Gebruiker: een persoon die namens de Klant toegang heeft tot de Dienst.
5. Klantdata: alle gegevens die de Klant of Gebruikers in de Dienst invoeren of laten verwerken, waaronder persoonsgegevens van kandidaten en contactpersonen.
6. AI-credits: tegoed waarmee de Klant AI-functies gebruikt, zoals CV-parsing, matchscore, samenvatting, e-mailgeneratie, klantverrijking en copilot.
7. Add-ons: optionele modules zoals Connections (netwerk tussen bureaus) en BrokerBase.

Artikel 2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen en Overeenkomsten van QTS. Voorwaarden van de Klant gelden niet.
2. De Verwerkersovereenkomst en de Privacyverklaring zijn onderdeel van de Overeenkomst. Bij strijd geldt: (1) Verwerkersovereenkomst voor persoonsgegevens, (2) Overeenkomst/offerte, (3) deze voorwaarden.

Artikel 3. Totstandkoming, looptijd en opzegging

1. De Overeenkomst komt tot stand door online registratie en akkoord, of door ondertekening van een offerte.
2. Een abonnement loopt per [maand / jaar] en wordt steeds stilzwijgend verlengd met dezelfde periode.
3. Opzeggen kan tot [1 maand] voor het einde van de lopende periode, via de instellingen of per e-mail.
4. QTS mag de Overeenkomst direct beëindigen of de toegang opschorten bij ernstige of herhaalde schending van deze voorwaarden, faillissement van de Klant of betalingsachterstand van meer dan [30] dagen na aanmaning.

Artikel 4. Gebruik van de Dienst

1. QTS geeft de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken voor de eigen bedrijfsvoering, voor het aantal Gebruikers en het pakket uit de Overeenkomst.
2. Inloggegevens zijn persoonlijk. De Klant is verantwoordelijk voor alles wat via de accounts van zijn Gebruikers gebeurt.
3. Het is niet toegestaan om: de Dienst te gebruiken voor spam of ongevraagde massamail; gegevens te verwerken zonder geldige grondslag; te discrimineren bij werving en selectie; de beveiliging te omzeilen of de Dienst te belasten met geautomatiseerde verzoeken buiten de API; de software te kopiëren of na te bouwen.
4. Bij e-mail vanaf een eigen domein en bij bellen met opname zorgt de Klant zelf voor de juiste instellingen, toestemmingen en informatie aan betrokkenen.

Artikel 5. AI-functies

1. AI-functies geven voorstellen, scores en concepten. Die kunnen onjuist of onvolledig zijn. De Klant controleert de uitkomst voordat hij die gebruikt.
2. De Klant neemt geen besluit over een kandidaat (zoals afwijzing) dat alleen op een AI-uitkomst is gebaseerd. Er is altijd betekenisvolle menselijke beoordeling.
3. De Klant gebruikt de AI-functies in overeenstemming met de AVG en de EU AI-verordening, voor zover de Klant daaronder "gebruiksverantwoordelijke" is. QTS levert op verzoek informatie over de werking van de AI-functies.
4. AI-credits worden afgeschreven per gebruik volgens de actuele prijslijst. Ongebruikte credits [vervallen na 12 maanden / worden niet terugbetaald].
5. QTS gebruikt Klantdata niet om AI-modellen te trainen.

Artikel 6. Integraties en diensten van derden

1. De Dienst kan koppelen met diensten van derden, zoals Microsoft 365, Ringover, Webflow, Stripe en Claude. De Klant zet deze koppelingen zelf aan en sluit zo nodig een eigen overeenkomst met die partij.
2. QTS is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen of het beëindigen van diensten van derden, maar spant zich in om koppelingen werkend te houden.

Artikel 7. Beschikbaarheid, onderhoud en support

1. QTS streeft naar een beschikbaarheid van [99,5%] per maand, exclusief aangekondigd onderhoud. Dit is een inspanningsverplichting, tenzij in een SLA anders is afgesproken.
2. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk [48 uur] vooraf gemeld en zoveel mogelijk buiten kantoortijden uitgevoerd.
3. Support is bereikbaar via support@qts.ai en in de app, op werkdagen van [09:00–17:30 CET].
4. QTS mag de Dienst doorontwikkelen en functies wijzigen. Functies die als "in ontwikkeling" zijn aangemerkt (zoals Automations) vallen niet onder beschikbaarheidsafspraken.

Artikel 8. Prijzen en betaling

1. Prijzen staan in de offerte of op de website, exclusief btw. Betaling verloopt via Stripe (automatische incasso of creditcard) of op factuur met een betaaltermijn van [14] dagen.
2. QTS mag prijzen eenmaal per jaar aanpassen, met [30] dagen aankondiging. Bij een stijging van meer dan [5%] mag de Klant opzeggen tegen de ingangsdatum.

Artikel 9. Klantdata en privacy

1. Klantdata blijft eigendom van de Klant. QTS gebruikt Klantdata alleen om de Dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen.
2. Voor persoonsgegevens in de Klantdata is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en QTS verwerker. De Verwerkersovereenkomst is van toepassing.
3. Data van verschillende klanten is logisch gescheiden. Gegevens worden alleen tussen bureaus gedeeld als de Klant dat zelf doet, bijvoorbeeld via de add-on Connections.
4. QTS mag geanonimiseerde, geaggregeerde gebruiksstatistieken gebruiken om de Dienst te verbeteren.

Artikel 10. Einde van de Overeenkomst en data

1. Tot het einde van de Overeenkomst kan de Klant zijn data exporteren via de exportfunctie.
2. Na het einde blijft het account nog [30] dagen in alleen-lezen modus beschikbaar. Daarna verwijdert QTS de Klantdata binnen [30] dagen, ook uit back-ups binnen de back-upcyclus, behalve gegevens die wettelijk bewaard moeten worden (zoals facturen).

Artikel 11. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de Dienst, software, ontwerpen en documentatie blijven bij QTS of haar licentiegevers. Feedback van de Klant mag QTS vrij gebruiken om de Dienst te verbeteren.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

1. De totale aansprakelijkheid van QTS is beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat de Klant in de [12] maanden voor het schadeveroorzakende feit heeft betaald, met een maximum van [€ ...] per jaar.
2. QTS is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste plaatsingen of fees, en verlies van data voor zover de Klant die had kunnen exporteren.
3. QTS is niet aansprakelijk voor beslissingen die de Klant neemt op basis van AI-uitkomsten.
4. De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van QTS.
5. Schade moet binnen [30] dagen na ontdekking schriftelijk worden gemeld.

Artikel 13. Overmacht

Bij overmacht, waaronder storingen bij hosting-, telecom- of AI-leveranciers, cyberaanvallen ondanks redelijke beveiliging en overheidsmaatregelen, worden de verplichtingen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan [60] dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst schriftelijk ontbinden.

Artikel 14. Geheimhouding

Partijen houden vertrouwelijke informatie van elkaar geheim, ook na het einde van de Overeenkomst.

Artikel 15. Wijzigen van de voorwaarden

QTS mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal [30] dagen vooraf gemeld. Gaat de Klant niet akkoord met een wezenlijke wijziging, dan mag hij opzeggen tegen de ingangsdatum.

Artikel 16. Toepasselijk recht en geschillen

Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de bevoegde rechter in [arrondissement ...]. Te bespreken: aparte regeling voor klanten in Spanje en de VAE (lokaal recht / arbitrage).

Article 1. Definitions

1. QTS: [statutory name, legal form], KvK [number], provider of the Service.
2. Customer: the organisation (usually a recruitment, secondment or staffing agency) that enters into an Agreement with QTS. Consumers cannot become customers.
3. Service: the QTS online platform (ats.qts.ai and apps), including candidates, vacancies, clients (CRM), process pipeline, placements and dealsheets, runners, planning, actions, performance, documents, integrations and AI features.
4. User: a person who has access to the Service on behalf of the Customer.
5. Customer Data: all data that the Customer or Users enter into the Service or have processed by it, including personal data of candidates and contacts.
6. AI credits: credit the Customer uses for AI features, such as CV parsing, match score, summary, email generation, client enrichment and copilot.
7. Add-ons: optional modules such as Connections (network between agencies) and BrokerBase.

Article 2. Applicability

1. These terms apply to all offers and Agreements of QTS. The Customer's own terms do not apply.
2. The Data processing agreement and the Privacy statement form part of the Agreement. In case of conflict: (1) the Data processing agreement for personal data, (2) the Agreement/quotation, (3) these terms.

Article 3. Formation, term and termination

1. The Agreement is formed by online registration and acceptance, or by signing a quotation.
2. A subscription runs per [month / year] and is renewed automatically for the same period each time.
3. The Customer can cancel up to [1 month] before the end of the current period, via the settings or by email.
4. QTS may terminate the Agreement with immediate effect or suspend access in case of serious or repeated breach of these terms, bankruptcy of the Customer, or payment arrears of more than [30] days after a reminder.

Article 4. Use of the Service

1. QTS grants the Customer a non-exclusive, non-transferable right to use the Service for its own business operations, for the number of Users and the package in the Agreement.
2. Login details are personal. The Customer is responsible for everything that happens through its Users' accounts.
3. It is not permitted to: use the Service for spam or unsolicited bulk email; process data without a valid legal basis; discriminate in recruitment and selection; circumvent security or load the Service with automated requests outside the API; copy or recreate the software.
4. For email from its own domain and for calls with recording, the Customer itself ensures the correct settings, consents and information to data subjects.

Article 5. AI features

1. AI features provide suggestions, scores and drafts. These may be incorrect or incomplete. The Customer checks the outcome before using it.
2. The Customer does not take a decision about a candidate (such as a rejection) based solely on an AI outcome. There is always meaningful human review.
3. The Customer uses the AI features in accordance with the GDPR and the EU AI Act, insofar as the Customer is a "deployer" under it. QTS provides information on how the AI features work on request.
4. AI credits are deducted per use according to the current price list. Unused credits [expire after 12 months / are not refunded].
5. QTS does not use Customer Data to train AI models.

Article 6. Integrations and third-party services

1. The Service can connect with third-party services, such as Microsoft 365, Ringover, Webflow, Stripe and Claude. The Customer switches these integrations on itself and, where needed, enters into its own agreement with that party.
2. QTS is not responsible for outages, changes or discontinuation of third-party services, but makes efforts to keep integrations working.

Article 7. Availability, maintenance and support

1. QTS aims for availability of [99.5%] per month, excluding announced maintenance. This is a best-efforts obligation, unless otherwise agreed in an SLA.
2. Planned maintenance is announced [48 hours] in advance where possible and carried out outside office hours as much as possible.
3. Support is available via support@qts.ai and in the app, on working days from [09:00–17:30 CET].
4. QTS may further develop the Service and change features. Features marked as "in development" (such as Automations) are not covered by availability commitments.

Article 8. Prices and payment

1. Prices are stated in the quotation or on the website, excluding VAT. Payment is made via Stripe (direct debit or credit card) or by invoice with a payment term of [14] days.
2. QTS may adjust prices once a year, with [30] days' notice. If prices rise by more than [5%], the Customer may cancel with effect from the date the new prices apply.

Article 9. Customer Data and privacy

1. Customer Data remains the property of the Customer. QTS uses Customer Data only to provide, secure and support the Service.
2. For personal data in the Customer Data, the Customer is the controller and QTS the processor. The Data processing agreement applies.
3. Data of different customers is logically separated. Data is only shared between agencies if the Customer does so itself, for example via the Connections add-on.
4. QTS may use anonymised, aggregated usage statistics to improve the Service.

Article 10. End of the Agreement and data

1. Until the end of the Agreement, the Customer can export its data via the export function.
2. After the end, the account remains available in read-only mode for [30] days. QTS then deletes the Customer Data within [30] days, including from backups within the backup cycle, except data that must be retained by law (such as invoices).

Article 11. Intellectual property

All rights to the Service, software, designs and documentation remain with QTS or its licensors. QTS may freely use feedback from the Customer to improve the Service.

Article 12. Liability

1. QTS's total liability is limited to direct damage and to the amount the Customer paid in the [12] months before the event that caused the damage, up to a maximum of [€ ...] per year.
2. QTS is not liable for indirect damage, including consequential loss, lost profits, missed placements or fees, and loss of data to the extent the Customer could have exported it.
3. QTS is not liable for decisions the Customer takes based on AI outcomes.
4. These limitations do not apply in case of intent or deliberate recklessness on the part of QTS's management.
5. Damage must be reported in writing within [30] days of discovery.

Article 13. Force majeure

In case of force majeure, including outages at hosting, telecom or AI providers, cyberattacks despite reasonable security, and government measures, the obligations are suspended. If the force majeure lasts longer than [60] days, either party may terminate the Agreement in writing.

Article 14. Confidentiality

The parties keep each other's confidential information secret, also after the end of the Agreement.

Article 15. Changes to these terms

QTS may change these terms. Changes are announced at least [30] days in advance. If the Customer does not agree with a material change, it may cancel with effect from the date the change applies.

Article 16. Governing law and disputes

Dutch law applies to the Agreement. Disputes are submitted to the competent court in [district ...]. To discuss: separate arrangements for customers in Spain and the UAE (local law / arbitration).